Ha vállalkozóként nézed a mindennapjaidat, valószínűleg ismerős az érzés: rengeteg apró feladat, állandó időzsonglőrködés, papírok, határidők, ügyfelek, beszállítók, és valahol a sor végén ott vagy te is, aki mindezt összefogod. A digitalizáció sokak fejében még mindig valami „nagy, bonyolult IT-projekt”, pedig a gyakorlatban gyakran apró, jól átgondolt lépések sorozata – amelyek közül egy-egy már önmagában is látványos könnyebbséget hoz.
Mit jelent a digitalizáció a mindennapi működésben?
A digitalizáció nem kizárólag felhőalapú rendszereket, óriási szoftverbevezetéssel járó projekteket jelent. Sokkal inkább arról szól, hogy a vállalkozásod egyre több folyamata válik átláthatóvá, mérhetővé és visszakövethetővé.
Gondolj például arra, hogy mennyi mindent jegyzel fel füzetbe, Excel-táblába vagy fejben: bevételek, kiadások, rendelések, ügyféligények, készletek. Ezeket mind lehet úgy kezelni, hogy kevesebb legyen a hibalehetőség, és több maradjon az időd azokra a dolgokra, amelyek valóban csak rád tartoznak – mint a stratégia, az ügyfélkapcsolatok vagy épp az új ötletek kidolgozása.
A pénztár és a háttérrendszerek szerepe
Ha fizikai üzletet, kávézót, éttermet vagy szolgáltatóhelyet vezetsz, a kassza szó szerint a működésed közepe. A modern pénztárgépek ma már nemcsak nyugtát adnak, hanem a forgalom ritmusát is kirajzolják: látod, mikor van csúcs, mely napok erősebbek, és mely termékek vagy szolgáltatások fogynak a legjobban.
Ezek az adatok elsőre talán „csak számoknak” tűnnek, de ha elkezded tudatosan nézni őket, kiderül, hogy szinte mesélnek a vállalkozásodról. Kiderülhet például, hogy hétfőn mindig gyengébb a forgalom – ide akkor érdemes kisebb létszámmal dolgozni –, vagy hogy egy bizonyos termék mindig elfogy hétvégére – ott célszerű több készletet tartani.
A következő szint az, amikor a kasszádat összekötöd más rendszerekkel: készletkezelővel, számlázóval, esetleg online rendelési felülettel. Nem kell rögtön mindent egyben bevezetni, de már egy-egy jó integráció is rengeteg adminisztrációtól kímél meg.
Éttermekben és kávézókban még látványosabb
Ha vendéglátásban dolgozol, te is érzed, milyen gyorsan tud káosszal fenyegetni egy erősebb ebédidő vagy egy tele szombat este. Ilyenkor derül ki igazán, mennyit számít egy jól működő, átlátható rendszer.
Egy modern éttermi megoldásnál a rendelésfelvétel, a konyhai kijelzés, a számlázás és a riportolás összefüggő egésszé áll össze. A pincér nem papírcetlire ír, hanem tabletre vagy terminálra rögzíti a rendelést; a konyhán azonnal látják, mit kell készíteni; a számla pedig egy kattintással elkészül. Egy korszerű, NTAK-képes rendszer nemcsak az adatszolgáltatást könnyíti meg, hanem neked is tisztább képet ad arról, mi történik a házad táján.
A vendég ebből annyit érez, hogy gyorsabban kapja meg az ételt, ritkábban keverik össze a rendeléseket, és gördülékenyebb a fizetés. Neked pedig kevesebb időd megy el a hibák javítására, több marad a minőségi vendéglátásra.
Hol kezdj hozzá, ha eddig mindent „kézzel” intéztél?
Ha eddig azt érezted, hogy kicsit lemaradtál a digitalizációban, fontos tudni: nem kell mindent azonnal és egyszerre megváltoztatni. Érdemes azzal kezdeni, ahol a legtöbb időt vagy energiát viszi el a napi működés.
Lehet, hogy nálad ez a készletnyilvántartás, a pénztárzárások, a számlázás vagy a napi statisztikák készítése. Válassz ki egy területet, és keress rá célzott megoldást. Ha például kasszát szeretnél fejleszteni, jó kiindulópont lehet, ha körülnézel olyan oldalakon, mint a www.penztargepem.hu, ahol kifejezetten vállalkozóknak szánt, modern eszközöket és rendszereket találsz.
A lényeg az, hogy olyan megoldást válassz, amit valóban értesz és szívesen használsz. Egy bonyolult, rád erőltetett rendszer több gondot okoz, mint amennyit segít.
Idő, amit visszakapsz
A digitalizáció egyik legnagyobb ajándéka az idő. Lehet, hogy elsőre macerának tűnik bevezetni egy új rendszert, de ha utána napi szinten perceket, hetente órákat spórolsz, gyorsan megérzed a hatását.
Gondold végig, mennyi idő megy el jelenleg olyan feladatokra, mint:
-
kézi készletellenőrzés és rendelésösszeállítás,
-
pénztárzárás utáni papírok bogarászása,
-
minden egyes számla egyenkénti kiállítása,
-
adatok továbbküldése a könyvelőnek.
Ha ezek közül akár egyet-kettőt sikerül automatizálni, máris könnyebb lesz a hét. Nem kell attól tartanod, hogy „a gép átveszi a hatalmat” – a cél éppen az, hogy a gép végezze a monoton, ismétlődő részeket, te pedig azokra a területekre koncentrálhass, ahol nélkülözhetetlen az emberi jelenlét.
A hatékonyság nem nagy ugrásokból, hanem kis lépésekből épül
Sok vállalkozó azért halogatja a digitalizációt, mert valami óriási, drága és bonyolult projektre asszociál. Pedig a gyakorlatban a legjobb eredmények gyakran egyszerű, fokozatos lépésekből születnek.
Először csak egy korszerűbb kasszát vezetsz be. Aztán összekötöd egy számlázóval. Később ránézel a riportokra, és rájössz, hogy a nyitvatartást vagy a készletpolitikát is finomhangolhatod. Végül már természetes lesz, hogy a döntéseidet nem csak megérzésből, hanem adatok alapján hozod.
A digitalizáció így nem valami „külön projekt” lesz, hanem szerves része a mindennapi működésnek. Olyan háttértámogatás, amely ott van, amikor szükséged van rá – de nem nyom el, hanem erősít.
És talán pont ez a legnagyobb ereje: hogy nem elvesz a szabadságodból, hanem visszaad belőle egy darabot. Időt, energiát és figyelmet nyersz – amit végre arra fordíthatsz, amiért annak idején vállalkozni kezdtél.
Fotó: freepik